20 Jun De BBI op (be)zoek – Bent u voorbereid op onaangekondigd bezoek van de BBI?

Het doel van deze newsflash is kort: zowel uzelf als uw personeel dienen voorbereid te zijn en het hoofd koel te houden. Een (on)aangekondigd bezoek van de ambtenaren van de Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie of de BBI mag voor velen een ver-van-mijn-bed-show lijken. Niets is minder waar. Het aantal gerichte controles uitgevoerd door de BBI-ambtenaren is de laatste drie jaar zienderogen gestegen. De grenzen van deze controles zijn bijzonder vaag en omtrent de positie van de belastingplichtige bestaat heuse rechtsonzekerheid.

Wie ligt er in het vizier van de BBI?

De BBI, ook wel het paradepaardje van de fiscus genaamd, richt haar pijlen hoofdzakelijk op het bestrijden van grootschalige, gestructureerde en georganiseerde fiscale fraude. Daarnaast richt zij zich ook op sectoren die van oudsher grote bedragen investeren. Specifieke dossiers die begin dit jaar de pers haalden waren vb. de private equity sector (met het vaak gebruikte carried interest mechanisme), de real estate sector (m.b.t. BTW aftrek op publieke gebouwen) en de diamantsector. Deze dossiers gaan uiteraard niet allemaal gepaard met visitatie ter plaatse, maar vaak is een plotse visitatie een mooi instrument.

Het verrassingseffect als belangrijkste tool tijdens een visitatie

De BBI-ambtenaren kunnen op basis van hun zogenaamde visitatierecht onverwachts voor de deur staan. In tegenstelling tot de gewone controlediensten van de fiscale administratie, dienen zij de belastingplichtige niet voorafgaandelijk op de hoogte te brengen van hun voorgenomen controle. Het verrassingseffect bij een dergelijke controle is dan uiteraard zeer groot. Des te meer waar in het kader van een BTW-controle de BBI-ambtenaren niet gebonden zijn aan de exploitatie-uren van de belastingplichtige, maar in het holst van de nacht kunnen aankloppen. Dit verrassingseffect zorgt er net voor dat heel wat leidinggevend personeel en werknemers het gevoel hebben met hun rug tegen de muur te staan indien zij worden geconfronteerd met de talrijke BBI-ambtenaren (al dan niet vergezeld van politieagenten).

De BBI-ambtenaren beschikken in het kader van hun taak over dezelfde onderzoeksbevoegdheden als de fiscale controlediensten van de administratie die specifiek bevoegd is voor de betrokken belasting. Zij gaan zeer gericht te werk. De BBI-ambtenaren beschikken over een uitgebreid gamma aan onderzoeksmaatregelen, zoals (elektronisch) boekenonderzoek, onderzoek van boekhoudsysteem, etc. Waar de spelregels van deze onderzoeksmaatregelen op het eerste gezicht strikt gebonden lijken aan hun wettelijke grenzen, dient men toch enkele nuanceringen te maken.

Ondervraging tijdens de visitatie

Het recht tot het gericht stellen van vragen door de BBI-ambtenaren is in principe beperkt. Enerzijds dient men zich uitsluitend te richten tot de belastingplichtige of zijn gevolmachtigde. Aan de andere kant mogen deze gerichte vragen geen intensief verhoor uitmaken. Uiteraard speelt ook hier slechts een zeer dunne scheidingslijn, waar er onvermijdelijk al snel wat te veel (gevoelige) informatie wordt doorgespeeld dat nadien onherstelbare gevolgen kan hebben. Vraag daarom steeds aan de BBI-ambtenaren om een proces-verbaal te laten opstellen, dat u nadien (al dan niet door uw raadsman) grondig kan (laten) nalezen. Een door de BBI vaak toegepaste techniek is de belastingplichtige en zijn personeel eens ter plaatse rustig hun verhaal te laten doen, en heel precieze verklaringen te laten afleggen in bewoordingen die misschien niet waren bedoeld. In onze fiscale BBI-praktijk krijgen wij regelmatig te maken met dossiers waarin de cliënt (vooral mondeling) meer informatie dan door de BBI gevraagd heeft overgemaakt en zo zijn fiscale toestand nodeloos heeft verzwaard.

 Kopiename na toestemming werknemer voldoende?

Er geldt een wettelijke beperking op het gebied van het opslaan van geautomatiseerde computerbestanden tijdens de fiscale visitie. De wet schrijft voor dat boeken, facturen en andere stukken slechts kunnen worden geëist van degene die op grond van de BTW wetgeving is gehouden tot bewaring ervan, of van zijn lasthebber. Indien de visitatie plaatsvindt bij een rechtspersoon, dient de voorlegging te gebeuren door het daartoe bevoegde orgaan of door iemand die daartoe een volmacht heeft gekregen (zoals een advocaat, fiscaal adviseur of boekhouder).

Een recent cassatie-arrest van 25 januari 2019 voegt hier een derde categorie aan toe[1], nl. ‘van wie de ambtenaren redelijkerwijze mochten veronderstellen dat hij hiertoe bevoegd was’.

Tijdens een onaangekondigde controle uitgevoerd door drie BBI-ambtenaren op de zetel van de vennootschap, liet één van de werkneemsters hen spontaan binnen. Tijdens de controle werden enkele fardes en hangmappen voor nader onderzoek meegenomen naar het kantoor van de BBI. Op vraag van een BBI-ambtenaar liet een werkneemster vrijwillig data op een harde schijf plaatsen. De gegevens werden nadien gebruikt in het kader van een navordering bij een groepsvennootschap. Deze laatste verzette zich en stelde dat de navordering steunde op onregelmatig verkregen bewijs, aangezien het verzoek tot kopiename niet werd gericht aan de daartoe bevoegde persoon. De enige bevoegde persoon bleek echter de bestuurder van de vennootschap, die onbereikbaar was aangezien hij aan het golven was in het buitenland.

Het Hof van Cassatie is van mening dat de BBI-ambtenaren er redelijkerwijs van mochten uitgaan dat de werkneemster wel degelijk over de vereiste bevoegdheid beschikte: zij werkte spontaan mee en weigerde op geen enkel ogenblik. In het proces-verbaal werd geen weigering van medewerking opgenomen. Ook het feit dat het arbeidsreglement geen verbod vermeldde in hoofde van de werkneemster om haar medewerking te verlenen, werd door het Hof van Cassatie als een doorslaggevend element beschouwd.

Moraal van het verhaal: wie zelf het initiatief neemt, wordt niet verrast

Uit bovenstaande rechtspraak moeten wij slechts onthouden dat een degelijke interne organisatie en een goede voorbereiding van uitermate groot belang is. Een onaangekondigde controle lijkt in eerste instantie dan wel een donderslag bij heldere hemel, maar de juiste begeleiding en voorbereiding maken uiteraard veel goed. Op die manier worden werknemers uitvoerig ingelicht omtrent hun rechten en plichten van een fiscale visitatie.

[1] Cass. 25 januari 2019, F.17.0039.N, www.cass.be).